47ZOBRAZENÍ

 

Každá společnost je povinna archivovat doklady, které souvisí s její činností. Tuto povinnost popisuje hned několik právních předpisů, a to zákon o archivnictví a spisové službě, zákon o účetnictví či zákon o dani z přidané hodnoty. Jak dlouho uchovávat účetnictví, podklady pro daň či údaje o mzdách zaměstnanců? A jak tyto dokumenty skladovat efektivně?

Pro různé dokumenty platí různé limity

Pro účetní doklady obecně platí povinnost jejich archivace během doby, kdy je možné za ně vyměřit danou daň. V případě dani z příjmu je to období tří let. Pokud jste však plátce DPH, všechny účetní doklady související s daní z příjmu máte povinnost uchovávat ne 3 roky, ale až 10 let. A to účetní závěrky, daňové doklady či výroční zprávy. Ostatní účetní doklady mají odlišnou dobu archivace, kterou upravuje zákon o účetnictví. Účetní knihy, odpisy, inventury, účtový rozvrh, přehledy a záznamy musí být uchovávány po dobu 5 let.

Pro doklady související s personalistikou, a to mzdové listy či účetní záznamy, které jsou podkladem placení důchodového pojištění, platí přísnější podmínky pro archivaci. Tyto dokumentace musí každý podnikatelský subjekt uchovávat až po dobu 30 let.

Všechny papírové dokumenty musí zůstat čitelné. Jak to docílit?

Množství dokumentů, ale i doba jejich archivace, dá pořádně zabrat systému skladování a prostorovým požadavkům administrativního zázemí společnosti. Přes lhůty stanovené pro skladování musí být totiž všechny dokumenty v papírové podobě plně čitelné, protože jinak v případě jejich potřeby nebo kontroly může příslušný orgán státní správy vyměřit pokuty. Obvykle se na archivaci využívají šanony, ale ty nestačí. Nejsou totiž chráněny proti vlhkosti či prachu.

Pro zajištění šanonů byste proto měli používat krabice na stěhování. Ty zároveň umožní soubory dokumentů přehledně označit a dát všechny navzájem související na jedno společné místo. Na archivování personálních mzdových dokladů s povinností uchovávání 30 let ale samotné kartonové krabice nemusí stále stačit.

V jejich případě je efektivním řešením použít obálky, a to vložit dané dokumenty pro každého zaměstnance do zvláštní obálky.