71ZOBRAZENÍ

FENOMÉN DOBY I PROVĚŘENÁ JISTOTA.

 

Využívání služeb počítačové firmy, poskytovatele outsourcingu ICT služeb, již není luxusem. Naopak, využívají jej společnosti, které poznaly, že vlastní údržba jejich systému je pro ně z ekonomického či strategického hlediska nevýhodná, a chtějí se plně soustředit na své obchodní aktivity. Odpovědnost za návrh, budování a správu jejich systému předají externí firmě. Zvažujete-li  přechod na outsourcing, pak nabízíme několik užitečných rad.

Insourcing vs. outsourcing

Průzkumy trhu uvádějí až 20% meziroční nárůst obliby outsourcingu u firem do 100 počítačů. Jak vyplývá ze studie firmy Everest Research Institute, outsourcing s uzavřením střednědobé smlouvy, tj. 3–5 let, představuje v porovnání se skutečnými celkovými náklady insourcingu snížení nákladů o hodnotu 30–40 procent. Nicméně důvody pro outsourcing často bývají variabilní kapacita, schopnost soustředit se na klíčové kompetence tím, že se firma zbaví těch okrajových, nedostatek vlastních zdrojů, efektivnější vykonávání pracovní činnosti, vyšší flexibilita, s níž lze reagovat na měnící se potřeby, lepší kontrola rozpočtu díky předvídatelným nákladům, inovační potenciál (know-how partnera) a vedení v oblasti nových technologií. Některé z těchto důvodů lze těžko vyjádřit okamžitou pouze finanční úsporou…

Koho a jak oslovit?

Outsourcingové služby v oblasti ICT dnes nabízí mnoho společností. Začněte tím, že si uvědomíte, že neexistuje ani jeden dodavatel, který by přesně odpovídal vašim potřebám. Bude potřeba dělat ústupky. Abyste byli schopni provést správné rozhodnutí, jasně si zformulujte, co chcete díky outsourcingu získat, a z toho odvodit svá kritéria pro poskytovatele služeb.Komplexní outsourcing ICT se realizuje zřídka, byť jsou úspory právě v tomto případě největší. Tento trend se projevuje zejména u menších firem. Ovšem obecně mohou existovat důvody, kvůli kterým chce mít zákazník mixované řešení či ponechat si vlastní IT správce. Například když má vlastní informační systém vyvinutý na nestandardní platformě interním programátorem bez potřebné dokumentace k předání. Na internetu lze najít různé cenové kalkulátory, kde vám po zadání počtu počítačů a serverů vyjede paušální nabídka za měsíční správu. Vycházet však pouze z ceny by bylo, v případě takové cennosti, jako jsou firemní data, velmi krátkozraké a chybné. Nehledáte přeci úklidovou firmu, kde služby poměříte podle ceny za vytřený metr čtvereční vaší kanceláře. Důvodem neúspěchu při outsourcingu může být ukvapená snaha o outsourcing, aniž je tento podložen technicko-ekonomickými argumenty. K outsourcingu se organizace stále více uchylují jako k manévru, od něhož očekávají pouze rychlé snížení nákladů, zatímco investici s cílem zvýšit schopnosti firmy, globálně expandovat a reagovat, zvýšit ziskovost nebo posílit konkurenční výhodu v něm ještě tolik nevidí. V dnešní době je přínos dobře vybraných a profesionálně spravovaných IT systémů nejen veliká konkurenční výhoda, ale pro svoji exponovanost a nenahraditelnost i veliké riziko v případě sebemenšího výpadku. Ptejte se dodavatelů na obecné otázky spojené s dlouhodobou působností na trhu, dosažené certifikace a partnerství s významnými výrobci ICT komodit (za těmi obrázky po zdech zasedacích místností je často hodně práce a interních znalostí), ptejte se na interní metodiku správy zákaznických systémů (např. ISO, ITIL atp.). Nezapomeňte na konkrétní otázky typu zkušeností se zálohováním, archivací a obnovou systémů a dat po havárii. Hledejte přizpůsobivost konkrétním podmínkám chodu vaší společnosti a procesům, na které jste zvyklí a které nechcete měnit. Máme jeden dobrý tip: Seznamte se předem s lidmi, kteří pro vás budou pracovat. Nechte si představit technika, který do vaší společnosti bude docházet.

Obsah outsourcingové smlouvy

Service Level Agreement (SLA) je kontrakt mezi poskytovatelem ICT služeb a zákazníkem, který specifikuje, obvykle měřitelným způsobem, jaké služby poskytovatel dodá. Těmi nejzásadnějšími body jsou vždy záruky a ochrana vašich dat.  Požadujte garance. Obchodní zákoník umožňuje dojednat mnohem tvrdší podmínky než pracovní zákoník. Samozřejmostí by mělo být předložení platného pojištění partnera (v řádu miliónů korun) na škody způsobené třetím osobám (vám!). Požadujte jednoduché smluvní formulace sankcí při nedodržení reakčních dob a sjednané doby opravy. Pak můžete účtovat dodavateli penále, pokud nejsou některé úrovně služeb dodrženy. Používá-li se toto opatření s rozvahou, je to účinný způsob, jak udržet dodavatele, aby se zdržel nepravostí. Toto vše po svém zaměstnanci chtít nemůžete (náhrada škody je omezena čtyřapůlnásobkem jejich platu). Požadujte ochranu důvěrných informací. V mnoha případech dochází k velice intenzivní výměně informací mezi dodavatelem a objednatelem (např. v případě, že jsou všechny dokumenty uloženy na centrálních serverech dodavatele, probíhají externí zálohy a dodavatel má plný dálkový přístup do sítě). Jenom z tohoto letmého popisu je patrné, že ve smlouvě je třeba velice přesně vymezit odpovědnost obou stran za prozrazení informací kterékoliv z nich nebo za prozrazení či odhalení důvěrných informací třetím stranám. Vzhledem k tomu, že přesné vyčíslování škod je většinou téměř nemožné, je pravděpodobně jediným možným řešením zavedení vysokých smluvních pokut a oprávnění poškozené strany, v případě závažnějších případů prozrazení nebo odhalení důvěrných informací, okamžitě odstoupit od smlouvy.

Jak se outsourcing IT služeb účtuje?
Obecně lze říct, že existují tři nejčastější způsoby, jak strukturovat cenu v rámci SLA. 

- Paušální, neboli pevná cena

Zákazník platí (obvykle) měsíční paušál za služby, ať jich využívá jakkoliv. Platit pevné ceny za služby se zákazníkům zpočátku vždycky zdá výborné, neboť náklady jsou jednoduše předvídatelné. A někdy to také výborně funguje. Pevné ceny jsou však s časem poněkud obtížné pro poskytovatele, který musí splňovat dohodnuté úrovně služeb bez ohledu na to, v jakém prostředí (např. zastaralé hardwarové prostředky) budou činnosti vykonávány. Pevné ceny lze efektivně aplikovat spíše u větších firem, které mají jasně vydefinovány mantinely (např. vnitropodnikovými směrnicemi o používání IT) a pravidelně obnovují svoje IT prostředky. 

- Ceny za jednotku, neboli  platba za výkon

Poskytovatel stanoví cenu za určitou úroveň služby a klient platí za využívání této služby. Například pokud zadáte jednotkou údržbu desktopů či tiskáren, zákazník by mohl platit pevnou částku za určitý počet uživatelů desktopů či tiskáren, kterým je poskytována podpora.  

- Variabilní, kombinovaná cena

Znamená, že zákazník platí pevnou cenu za základní úroveň služeb poskytovaných outsourcingem, ale připouští určitou variabilitu v závislosti na objemu a úrovni poskytovaných služeb. Typickým příkladem je u menších společností oblíbená varianta, kde měsíční cenu tvoří pevná částka za správu infrastruktury (servery, dohled, dálková správa, monitoring, helpdesk, hotline atp.), v kombinaci s jednotkovou cenou (např. hodinová či jednotková sazba) za správu desktopů a uživatelskou podporu.Požadujte transparentní vyúčtování či on-line elektronický reporting prací provedených na vašich systémech. Nejobvyklejším zúčtovacím obdobím je měsíční platba.

Svobodný trh

Outsourcing představuje nový fenomén organizace podnikání, který se stále více uplatňuje i v českých podmínkách. Na internetu je definice neznámého autora, který říká: Od outsourcingu se očekává, že odstraní základní problém všech samostatných interních týmů podniků – jejich pracovníci pociťují odpovědnost za svůj výkon jenom velice slabě. Vědí totiž, že pokud nezpůsobí firmě velkou škodu nebo ztrátu, jsou natolik chráněni vysokými náklady na svoje nahrazení (a v ČR navíc ještě rigidní ochranou zákoníku práce), že v podstatě není možné, aby byli postiženi ztrátou zaměstnání (nehledě na to, že podle zákoníku práce je náhrada škody z jejich strany omezena čtyřapůlnásobkem jejich platu). Navíc jejich odborné práci nikdo nerozumí, tedy je velmi obtížně kontrolovatelná. Naprosto jinou pozici mají externí dodavatelské firmy. Náklady na jejich nahrazení jsou mnohem menší a v případě outsourcingu, který nezasahuje do podstaty chodu firmy, mohou být nahrazeni prakticky ze dne na den. Outsourcing tím také ilustruje základní ideu svobodného trhu: totiž, že každý má dělat jenom to, co umí nejlépe, a za odměnu z této činnosti si pořídit všechno ostatní. Jinými slovy, že pro firmu je nejvýnosnější věnovat se činnosti, ve které má největší komparativní výhodu a zbytek přenechat jiným. Výhodou outsourcingu IT služeb tedy je skutečnost, že klient má k dispozici profesionální servis s kvalitami, které by z vlastních zdrojů získával s vyššími finančními náklady, a navíc může využít možnosti sjednání přísných pravidel a finančních garancí.

 

Slovníček pojmů  IT

– Information Technology

– Informační technologie

ICT – Information and Communication Technology – Informační a komunikační technologie

Komplexní outsourcing IT

– Převzetí či odkup IT majetku dodavatelem a zpětný pronájem v podobě služby. Zákazník neplatí za pronájem počítače, ale za službu zprostředkovanou výpočetní technikou, kterou nevlastní. Tento typ outsourcingu využívají především veliké společnosti o stovkách zaměstnanců.

Outsourcing

– Doslova Outside Resource Using (přeloženo využití vnějších zdrojů), všeobecně se termín používá pro dlouhodobé převedení oblasti určitých služeb na externího poskytovatele včetně přenesení odpovědnosti.

SLA

– Service Level Agreement – Smlouva s garantovanou úrovní služeb

 

10 výhod outsourcingu IT služeb

  • Přesné a průhledné plánování nákladů na údržbu a rozvoj.
  • Dostupnost a zastupitelnost odborníků pro různé oblasti, kteří jsou neustále k dispozici a přitom není nutné se starat o jejich vzdělávání.
  • Snížení celkových nákladů na IT – náklady na management, koordinaci, odstranění skrytých nákladů.
  • Správný rozsah podpory IT na základě flexibilních servisních smluv.
  • Přenesení rizik (funkčnost, inovace…) na dodavatele.
  • Výrazně pružnější reakce na nové požadavky a zavedení nových technologií.
  • Udržování nejmodernější technologické platformy bez nutnosti investic (přenos zkušeností dodavatele na všechny zákazníky).
  • Garantovaná kvalita a úroveň služeb.
  • Využití smluv, které má váš dodavatel služeb uzavřené se svými dodavateli hardwaru i softwaru, díky nimž se nemusíte starat o opravy nebo náhradní díly hardwaru nebo legalizaci a upgrade softwaru.
  • Snížení investičních nákladů, které mohou být převedeny na náklady provozní.

Proč je outsourcing „in“?

Dříve byla situace taková, že firmy měly svůj interní tým, který se staral o všechno v rámci IT. Někdy se takové uspořádání označuje jako insourcing, tedy opak outsourcingu. Problémy se objevily záhy. Rychlý vývoj celého IT trhu s sebou nese nutnost vzdělávání IT pracovníků, tedy další náklady, problémy s přetížeností správců (nemůžeme si dovolit dalšího správce) a zastupitelností (kdo se bude starat o systém, když bude náš správce nemocný či na dovolené). V posledních dvou letech se seznam problémů rozšířil o další, velmi významný bod. Nedostatek kvalifikovaných pracovníků v České republice. Velká města se potýkají s nenaplněnou poptávkou po IT profesionálech (v Praze je odhadem až 1 000 nenaplněných pracovních míst). Společnost LMC (provozovatel serveru jobs.cz) uvádí, že firmy sice usilovně hledají specialisty, ale přestože je v databázi životopisů jobs.cz zaregistrováno kolem 4 000 lidí, kteří chtějí pracovat v IT sféře, není poptávka uspokojena. Tito lidé si ale v současné době velmi pečlivě vybírají svého budoucího zaměstnavatele a mnohdy mají vysoké požadavky, například platové, a proto hledají delší dobu. Mnozí IT profesionálové chtějí pracovat výhradně pro technologické firmy, v nichž si zvyšují kvalifikaci. V průběhu několika posledních let se v Praze a okolí usídlila řada IT firem a vytvořilo se několik stovek nových pracovních míst. Na pohled příznivé řešení situace, nebýt jednoho nepříjemného faktu – počet IT specialistů není nekonečný. Jsme svědky přílivu pracovníků ze zemí bývalého východního bloku, Indie či Kuby. Ovšem díky lukrativním mzdovým nabídkám nadnárodních společností a relativně nízkým životním nákladům k nám jezdí lidé i z opačného pólu Evropy. Objevují se odborníci ze skandinávských zemí, i z Velké Británie. Udržet si vlastního, vysoce kvalifikovaného odborníka déle než rok začíná být úspěchem. Pro firmu vlastnící 50 počítačů a tři servery nebude ekonomicky efektivní investovat do vlastních odborníků (nevynucuje-li si povaha podnikání roční investice do obnovy IT v řádu miliónů) a nabídnout jim odborný růst jako motivaci, je skoro nemožné. IT specialisté potřebují ke svému kariérnímu růstu poznávat nové technologie nejen v odborném časopisu, ale především v praxi. S vysokou pravděpodobností ti schopnější odejdou dříve a ti průměrní o den později. Taková je doba, obor houstne, ovšem chybějí lidé. To je jeden z klíčových důvodů, proč je outsourcing fenoménem doby.