55ZOBRAZENÍ

Daně a účetnictví, Začínáme podnikat

Na všechny možné druhy smluv se lze odkázat podle obchodního nebo občanského zákoníku. Smlouva o vedení účetnictví ale specifikována není. Nejblíže k ní má mandátní smlouva. Účetní firma se za úplatu zaváže vést účetnictví podle podmínek objednatele. Za to jí náleží sjednaná odměna. Paradoxem je, že mandátní smlouva nevyžaduje písemnou formu.

Předmět smlouvy

Při vedení účetnictví si málokdo dovolí neuzavřít smlouvu písemně. Její sjednání je podstatné pro obě strany. Účetní nebo účtující společnost potřebuje přesně znát rozsah práce a odměnu a zadavatel chce mít účetnictví v pořádku a se zachováním mlčenlivosti. Podstatný je tak již předmět smlouvy – tedy rozsah práce. Zpracování prvotních dokladů je samozřejmostí a pravděpodobně nebude nikdo vynechávat třeba pokladní doklady od faktur. Tyto doklady se musejí zaúčtovat a je třeba specifikovat, zda se vede plnohodnotné účetnictví nebo jen účetní evidence. Pokud chcete poradenství, mělo by být také uvedeno. Možná někteří podceňují možnost poradit se, ale třeba způsob naložení s odpisy nebo data vystavovaných faktur a data daňových plnění mohou správným postupem ušetřit dost peněz. Na závěr by měla celá činnost směřovat k vypracování a podání daňového přiznání k daním, pokud je podnikatel potřebuje – přiznání k dani z příjmu, přiznání k dani silniční, přiznání k DPH a daň z nemovitosti. Dalším možným druhem vedení účetnictví je mzdová agenda, ta je totiž specifická a poměrně složitá. Velmi důležitou součástí předmětu smlouvy je zastupování a účast na daňové kontrole. Určitě nikdo nechce sedět řadu dní s kontrolory a vysvětlovat účetnictví, kterému třeba ani nerozumí.

Rozsah a odměna

Rozsah uvedené práce se stanovuje převážně dvojím způsobem. Účetní dokáže odhadnout počet dokladů a rozsah práce. Potom se stanoví paušální částka, která může být včetně nebo bez vypracování závěrky a daňového přiznání. Druhý způsob záleží na jednotlivých dokladech a vypočítává se podle počtu účtovaných faktur, stvrzenek, odpisů a dalších položek. Propočet odměny se tak stanoví například každým záznamem účetní položky do knihy pohledávek, závazků, knize majetku atd. Obecně platí, že malá společnost, která není plátcem DPH zaplatí od 2.000 Kč měsíčně, podobná firma, ale plátce DPH od 5.000 Kč, od 1.000 do 5.000 účetních položek za rok je to od 10.000 Kč měsíčně a více než 5.000 dokladů přijde na částku od 20.000 Kč měsíčně. Ceny za jednotlivou položku se pohybují od 30 Kč výše.

Další podmínky

Podstatnou podmínkou smlouvy by měla být mlčenlivost a odpovědnost. A není to jen povinnost na straně účetní firmy. Objednatel by měl včas předávat podklady a poskytovat vysvětlení nebo spolupracovat při zadávání dokladů. Už jen vyúčtování pracovní cesty, cestovného a stravného může znamenat mnoho otázek od účetní. Kdy cesta začala, jak dlouho trvala, proč byly poskytnuty vyšší diety a jak vše zaúčtovat. Proto by podle výše uvedeného návodu měl být ve smlouvě předmět dobře specifikován, aby se objednatel sám nevystavoval ztrátám a problémům s kontrolou.

Mlčenlivost

Otázka mlčenlivosti sice vychází ze zákona a existuje obchodní tajemství. Přesto by tento bod měl být rozšířen a případně uvedeny sankce. Může se stát, že účetní firma se s objednatelem nedohodne a rozejdou se ve zlém. Potom by se neměla konkurence dozvídat účetní a tím i obchodní podrobnosti. K tomu samozřejmě patří také zodpovědnost za škodu, kterou účetní společnosti nerady přijímají. Je však oboustranná. Objednatel musí dodávat včas a řádně doklady, aby účetní nemusel pracovat v noci před podáním na DPH nebo ČSSZ atd. Zároveň by měla být specifikována odpovědnost za špatné zaúčtování nebo omyly účetní firmy, pokud z nich vznikne škoda a jejich bezplatné odstranění.

Odpovědnost ze zákona

Pozor na důležitou okolnost! Účetní firma se nemůže zavázat za odpovědnost za vedení účetnictví ve vztahu ke třetím osobám. To znamená, že například kontrola z Daňové správy nemůže uložit pokutu účetní společnosti. To by potom bylo jednoduché a jistě by si řada společností dokázala založit firmy, které by jen vedly účetnictví a v případě chyb by prostě zkrachovaly. Může si tedy jen sjednat, že uplatněné sankce jí účetní forma kompenzuje, pokud se staly její vinou.

Vzájemný vztah

Není špatné si v rámci vedení účetnictví nechat specializovanou firmou vypracovat účetní směrnice. To jsou podklady, jak se doklady podepisují, kdy a kým, jak putují v rámci podniku nebo kdo a jak je vystavuje a předkládá. Tento pořádek může zabránit mnoha chybám. Také se bude účetní firma bránit vadným příkazům tím, že na ně minimálně upozorní a musí si dohodnout, že odmítne nezákonné příkazy, které by mohly vést k trestní odpovědnosti. Dále by se měly stanovit termíny předávání dokladů  a záznamy o jednáních a pokynech. Ty jsou důležité nejen z hlediska sporů, ale také z hlediska škod.

Smlouva o vedení účetnictví není jednoduchá a jedná se o poměrně složitý vztah. Všechno nemůže být jejím obsahem, ale měla by být podrobná. Účetní firma by měla zpracovat podklady řádně, ale objednatel by k tomu měl poskytnout dostatek času a především podkladů. Také nemůže účetní ručit za zpoždění se zaplacením daní, pokud k tomu nebyla zmocněna. Účetní musí dostat jasné a přehledné podklady a k účetním položkám jako jsou faktury i smlouvy a další náležitosti musí mít včasný a řádný přístup. Smlouvu je proto dobré uzavřít co nejpodrobněji a také stanovit možnosti jejího vypovězení  a ukončení.